In this page, you can find the important information regarding the documents you are required to submit upcoming academic year (2023).
If you will continue to study in the academic year (2023), please be sure to read this webpage carefully and submit the documents by the deadline.
新年度（2023年度）に向け、提出が必要な書類等の情報を以下に記載します。
2023年度も在籍する方は、必ず以下の内容を理解し、締切日までに書類をご提出ください。

Status of Residence・Contact Information Confirmation Form【Mandatory for all students】
在留資格・連絡先報告フォーム【全員必須】

You have been granted "Student" status by the regional immigration services bureau as a qualification to study and research at Doshisha University. The university must report your residence card information and whereabouts to the Immigration Bureau by the designated date. Therefore, if you do not submit your residence card and contact information, there is a possibility that your residence visa will be affected. To avoid a such situation, please be sure to submit them via web form below by the deadline.

皆さんは、同志社大学で勉強や研究をするための資格として、在留資格「留学」を出入国在留管理庁から与えられています。受け入れ大学である同志社大学は皆さんの所在を出入国管理局に対し指定の期日までに報告する義務があります。そのため、皆さんから在留資格・連絡先の報告がないと、皆さんの在留資格に影響が出る可能性があります。期日までに必ず、在留資格・連絡先を以下Webフォームからご報告ください。

Eligible Applicants / 対象者

International students who will continue to study in the academic year 2023 (Not applicable to CGE/NICHIBUN)
2023年度在籍する外国人留学生（CGE/CJLC生除く）

Submission deadline / 提出期限

By 5 p.m. Friday, March 24, 2023
2023年3月24日(金)　午後5時（日本時間）まで

Notice / 補足事項

• In order to use the web form, the user ID and password issued by Doshisha University are required.
  Web Formの利用には、同志社大学が交付したユーザIDとPasswordが必要です。
• Please report that you don't have a residence card yet at first via the web form in case you cannot get it by the deadline because you cannot enter Japan or you have any other specific reason. After you enter Japan and get a new residence card, please take pictures of your residence card (front-back both sides) and student ID card (front side only) and paste on the designated places of the submission format below and submit it to OIS （ji-ois@mail.doshisha.ac.jp） via email.
  日本へ入国できないため期日までに在留カードを得られず、在留資格の情報を報告できない方は、まずはWebフォーム上で「在留カード無し」と報告してください。在留カードを入手次第、在留カード画像提出フォーマットに在留カード両面と学生証おもて面の写真を添付し、すぐに留学生課（ji-ois@mail.doshisha.ac.jp） までメールにてご提出してください。

Submission document / 提出資料

Residence Card image submission Format / 在留カード画像提出Format

How to submit /提出方法

1. Download the"在留カード画像提出Format / Residence Card image submission Format" mentioned above.
   「提出資料」にある「在留カード画像提出Format / Residence Card image submission Format」をダウンロードする。
2. Take pictures of your residence card (front-back both sides) and student ID card (front side only) and paste on the designated places of the submission format.
   在留カード(おもて・うらの両面)と学生証(おもてのみ)を写真に撮り、提出Formatに挿入・貼付する。
3. Access the Web Form below, enter your personal information: faculty or graduate school, contact information, address, and items on the residence card, and upload the “Residence Card Image Submission Format” above-referenced.
   以下にある報告Web Formにアクセスして、あなたの所属学部、連絡先や住所、在留カードの情報を入力し、また、先述の「在留カード画像提出Format　/ Residence Card image submission Format」をアップロードする。

"Status of Residence・Contact Information ” Notification Web Form
在留資格・連絡先 報告Web Form

”Status of Residence・Contact Information ” Notification Web Form
在留資格・連絡先 報告Web Form

Submission of the “Doshisha University Self-Financed International Student Scholarship Applicant Registration Form”
同志社大学私費外国人留学生奨学金出願登録票

If you are a self-financed regular international student and wish to be nominated for a scholarship requiring a university recommendation, you need to submit the “Registration Form” via the web form on the website of OIS.
大学推薦を伴う奨学金の応募を希望する方は、「奨学金出願登録票」を期日までにWeb Formから提出してください。

Please note that if you fail to report the required information on your Status of Residence etc. via the “Status of Residence / Contact Information Notification Web Form”, your “Registration Form” will be rejected.
なお、期限までに在留カード等の情報を「在留資格・連絡先報告Web Form」から報告していない場合は、奨学金出願登録票の受付を取り消しますのでご注意ください。

Please be sure to check the document the title of which "Regarding Submission of the “Doshisha University Self-Financed International Student Scholarship Applicant Registration Form” for more details.
詳細については「同志社大学私費外国人留学生 奨学金出願登録票の提出について」を必ずご確認ください。

Eligible Applicants / 対象者

You must be at least one of the following in order to apply:
次のいずれかに該当する学生

(1) A self-financed regular student holding a “Student Visa” (students in double-degree programs with college student visas are among those considered regular students)
在留資格「留学」を有する私費正規学生（※ダブルディグリー生は正規学生扱いとする）

※Those who don't currently hold a “Student Visa” since you are unable to enter Japan due to the specific reason are also eligible for applying this as long as you are expected to hold it once you come to Japan.
日本への入国の目途が立っておらず、現在、在留資格「留学」を保持していない方でも、入国後に在留資格「留学」を保持する予定の方は対象となります。

or
(2) A self-financed regular student who was accepted to Doshisha University via the “Examination for International Students”
外国人留学生入学試験で入学した私費正規学生

※ If you have been already awarded an outside scholarship for the 2023–2024 academic year or are scheduled to receive an outside scholarship until your graduation, you are not eligible to be nominated, so submission of the “Registration Form” is not required.
「2023～2024年度」または「卒業までの間」、学外の奨学金を受給することが決まっている人は、推薦対象となりませんので提出不要です。

Submission Deadline / 提出期限

By 5 p.m.,Wednesday, April 5, 2023 JST
2023年4月5日（水）午後5時 (日本時間)まで

Submission document / 提出書類

奨学金出願登録票（Excel）Scholarship Applicant Registration Form (Excel)

How to submit /提出方法

Access the following web form, type your faculty or graduate school etc., and upload the “Scholarship Applicant Registration Form (Excel)”.
以下のWeb Formからあなたの情報を入力するとともに、「奨学金出願登録票（Excel）」をアップロードしてください。

「奨学金出願登録票」提出Web Form / Scholarship Applicant Registration Form Submission Web Form

Other important notice / その他案内事項　

Although you don't need to submit these documents, please be sure to read them carefully.
提出は不要ですが、必ず内容を確認してください。

NOTE for Temporary Departure：ED Card for Re-entrants （English Ver.）
一時出国時の注意：再入国用EDカードの記入について （日本語版）

How to forward emails with Office 365(English Ver.)
大学メール転送設定について（日本語版）

Smartphone App for using university email (English Ver.)
スマートフォンアプリでの大学メール利用に関して (日本語版)